В среднем генеральные директора компаний работают 62,5 часа в неделю, обычно они проводят на работе около 4 часов в выходные и около 2,5 часов во время отпуска — такие данные привела Гарвардская школа бизнеса. Это важно, но успешность компании определяется тем, чем и как руководители наполняют эти часы. Мы ответили на вопрос «Как?», выбрав из 34 инструментов управления временем Дэвида Хорсагера 10 наиболее подходящих для российских условий.
Если нет времени читать.
Смысл книги можно изложить одним предложением: «Организованность — это преимущество, достигаемое благодаря тому, что приоритеты четко определены и человек ежедневно над ними работает». Дальше — практика, практика и еще раз практика. Здоровые почки, железные нервы, ритм в работе с почтой, порядок на столе и способы работы в полете. Нам больше всего понравился способ № 9 — как доводить дела до конца.
1. ЧАС ТИШИНЫ
Свою книгу, посвященную инструментам тайм-менеджмента для руководителя, Хорсагер назвал «Час тишины». И это инструмент № 1, которого мы еще ни разу не видели в российских fashion-компаниях. «Час тишины» — это когда в офисе на час отключают средства связи с внешним миром, все телефоны, компьютеры, гаджеты. Каждый день. И клиентов предупреждают: «Не звоните нам в это время, потому что у нас такое правило — в это время мы работаем над тем, чтобы стать для вас лучше. У нас такое правило — в пятницу с двух до трех часов мы проводим мозговые штурмы, устраиваем публичные чтения, встречаемся с известными людьми, танцуем, медитируем на галстук директора, подводим итоги недели и планируем следующую, отмечаем главное событие недели. Делаем все что угодно, но вместе и в реальном физическом мире; все, что может принести пользу компании, выраженную в дензнаках или душевном благополучии сотрудников. Чтобы потом предоставить более качественные услуги».
Час тишины цифрового мира — это час для живого общения. Специалисты по информационной гигиене говорят, что ценность и стоимость такого времени будет расти в геометрической прогрессии, и уже сейчас можно учиться его качественному наполнению точно так же, как концентрации и умению сосредоточенно работать и доводить дело до конца.
Директора большинства американских компаний в среднем могут оставаться сосредоточенными на своих задачах, не отвлекаясь ни на что, в течение 11 минут.
2. ПОРЯДОК НА СТОЛЕ
Во-первых, это красиво. Во-вторых, это удобно.
3. СОБЛЮДЕНИЕ РИТМА
Сон, физические нагрузки, здоровая еда, биоритмы и духовные практики. Интересно, что у Хорсагера это все в одной главе — последовательно и связанно.
4. РАЗНЫЕ ПРАКТИКИ СОСРЕДОТОЧЕНИЯ ВНИМАНИЯ
По нашему опыту, разные списки — «важное/срочное», «30 дел, которые надо успеть до 18.00» — работают в ограниченном диапазоне, особенно если их составлять на уровне интеллекта, не обращаясь к практикам укрепления воли.
5. ИНТЕЛЛЕКТ-КАРТЫ
Это действительно хороший способ структурировать задачи с разными уровнями иерархии на одном листочке, за счет чего можно сэкономить время планирования. Часто карта показывает такие связи, о которых вы не могли даже подумать.
6. ОТКАЗ ОТ МНОГОЗАДАЧНОСТИ
Именно для руководителей этот инструмент может стать самым сложным в освоении, потому что часто многозадачность как будто протекает на разные уровни. Разобрались с ней в ежедневной текучке — она возникает в месячных планах. Расставили приоритеты в месячном планировании — она перетекла на долгосрочные цели. И тут можно опереться на все предыдущие пять пунктов. Тогда отказ от многозадачности станет естественным следствием знания своего ритма, целеполагания, умения расставлять приоритеты, прояснять мышление, сосредоточенно работать и общаться с людьми вживую. Кстати, еще один аргумент в пользу часа тишины и совещаний, которые многие не любят. Нейропсихологи установили, что один из способов стабилизировать психику и восстановить базовую уверенность в себе («Я человек и уже этим хорош») — это встретить взгляд другого человека.
«Я думаю, что возможность работать с девяти утра до девяти вечера шесть дней в неделю — это благословение. В нашем мире каждый мечтает об успехе, хорошей жизни и уважении окружающих. Но позвольте спросить, как вы добьетесь желаемого, если не будете тратить больше времени и энергии, чем остальные?»
Джек Ма, основатель Alibaba
7. РИТМИЧНОСТЬ В РАБОТЕ С ПОЧТОЙ
Это тоже достаточно распространенные рекомендации — начинать рабочий день со списка важных дел, а не с рабочей почты. Открывать ее в определенные часы и работать с шаблонами писем. Компания Experium своей специализацией сделала софт с шаблонами для HR-директоров, и сейчас у них около 50 типов писем — для кандидатов, для линейных сотрудников, для директоров, для поздравлений, для увольнений. Трудность введения шаблонов — исключительно психологическая: нам кажется, что у нас каждый рабочий день столько всего происходит, что ничего нельзя стандартизировать, но на самом деле, если описать рабочие дни за месяц, то в них обязательно будет элемент повторяющейся рутины; три повтора — кандидат на превращение в шаблон. Другой вопрос, что некоторое время уйдет на привыкание к самому факту наличия и каталогу шаблонов. Но если вы несколько раз в год меняете выкладку в магазинах, то адаптироваться к шаблонам будет легче, это похожие процессы.
8. СПИСОК ВАЖНЫХ ДЕЛ
а. Утром возьмите в руки стикер.
б. Вверху напишите самую важную для вас текущую цель.
в. Ниже расставьте номера от 1 до 5.
г. Рядом с цифрами запишите самые важные дела, которые можно сделать сегодня и которые помогают достижению цели.
д. Делайте.
Между пунктами «в» и «г» сливаются 50% людей, между пунктами «г» и «д» — 50% оставшихся. Это две опасные ловушки. В первом случае кажется, что все и так понятно, незачем писать, но это иллюзия. Как только вы начнете писать, сразу поймете, что разница между «я же сказал» и «я написал» — колоссальная. Поэтому надо записывать. А во втором случае оказывается, что многих людей удовлетворяет уже сам факт составленного списка, поэтому они и не переходят к его выполнению. Усиливает удовлетворение ощущение, что «еще весь день впереди», а потом возникает «эффект стрекозы» — вот и лето пролетело, а ничего опять не сделано. Если это про вас, начинайте работу со стикером «еще вчера». И учитесь расставлять приоритеты.
9. КОЭФФИЦИЕНТ БОЛЬШОГО ДЕЛА
Легко сказать — расставляйте приоритеты в списке будущих дел, но на практике, кроме матрицы Эйзенхауэра (распределение дел на важные/срочные, несрочные/неважные), инструментов мало. Хорсагер предложил свой.
а. Составляем список дел.
б. Нумеруем их по важности, причем самое важное дело будет последним в списке, то есть стоять под самым большим номром. Если у вас в списке 12 дел на день, то самое важное будет двенадцатым.
в. Нумеруем по срочности. Точно так же, самое срочное дело нумеруется самым большим числом. Если у вас в списке 12 дел на день, то самое срочное будет двенадцатым.
г. Складываем цифры, которое получило каждое дело.
д. Те пункты плана, которые будут помечены наибольшими суммами, следует выполнять в первую очередь. И далее — в порядке убывания.
Эта практика, которая вначале кажется слегка «геморройной», обеспечивает первоочередное выполнение дел, которые сейчас наиболее важны для вас.
Как работает коэффициент большого дела
10. РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ЧАСТО ЛЕТАЮЩИХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ
Российские предприниматели, управляющие крупными компаниями, в полетах любят не только почитать, но и разложить таблицы с расчетами, записки со стратегическими планами. Такой подход верен для бизнеса любого масштаба. Главное — не забыть переходники и зарядки, иметь запас книг, помнить о законах сохранения энергии через переключение внимания. А для начала неплохо задаться вопросом: а нельзя ли обойтись без перелета? Например, почтой, мессенджером, скайп-связью. Просто потому, что это дорого и времязатратно.
Это факт. Заказная сессия на стенде поставщика в Дюссельдорфе сокращается с полутора рабочих дней до двух часов, если вы заранее, лучше вместе с нашими консультантами, составляете ассортиментную матрицу. С нашими консультантами время поиска помещения под магазин/склад уменьшается c двух месяцев до двух дней, чистая прибыль увеличивается с 5 до 30%.
ЧТО ВАЖНОГО
Дэвид Хорсагер подчеркивает ценность ритма. Это действительно важно. И для предупреждения ежедневной усталости, и для уменьшения риска профессионального выгорания или истощения стоит заканчивать работу чуть-чуть раньше, чем возникает ощущение «сейчас упаду».
Интересно, как Хорсагер связывает срыв дедлайнов с перфекционизмом. Его рецепт преодоления перфекционизма: делать хорошо с первого раза, чтобы не переделывать; планировать время заранее и останавливаться, когда достигнут баланс между качеством и временем и спрашивать мнение заказчика: «Так нормально?». Часто клиентам не нужно совершенство в том, как вы делаете дырочки в пуговицах или в том, как они у вас пришиты (крестиком или еще как-то), заказчикам может быть достаточно того, что они пришиты, и что вы вовремя пришлете ту одежду, на которую они пришиты. То есть достигнутое качество и затраченное время должны соответствовать запросу.
БОНУС
+10 ИНСТРУМЕНТОВ
11. Предстоит телефонный разговор? Запишите вопрос, на который хотите получить ответ.
12. Вставайте раньше и заведите свой собственный ритуал просыпания (без гаджетов, но с физической нагрузкой, природой, молитвами или общением).
13. Дублируйте важную информацию. И лучше храните ее не только в облаке, но и на стационарном носителе. И отказывайтесь от бумаг. Тем более что в России уже есть проводники, которые помогут перейти к безбумажной работе.
14. Пользуйтесь горячими клавишами.
15. Ухаживайте за гаджетами. Раз в месяц чистить кэш браузера и раз в год менять термопасту в ноутбуке — это нормально.
16. Объединяйте дела. Звонки, электронные сообщения и текущая бумажная работа — главные кандидаты на объединение.
17. Если вам трудно что-то начать, начинайте с любого конца и любого этапа задачи. Никто не говорил, что надо делать с начала.
18. Положите в ящик своего стола пару пакетиков легкой еды.
19. Размышляйте о жизни. Только тогда, когда шум внешнего мира уляжется, вы сможете услышать голос своего настоящего «Я».
20. Мы — это наши привычки. Записывайте на бумаге привычку, которую вы хотите изменить. Ключевое слово «изменить», а не «отказаться». Или заменить одну привычку другой. И не беритесь за все сразу: один месяц — одна привычка. Прямо сейчас запишите одну привычку, которую вы хотите заменить другой.
Оставшиеся инструменты мы рекомендуем изучить в первоисточнике: Дэвид Хорсагер «Час тишины».
Армия на службе fashion-менеджмента
Генеральный директор Levi Strauss Чип Берг говорит, что управлению временем и лидерским навыкам его научила служба десантником.
Его рекомендации.
Во-первых, всегда принимать пищу последним. Хороший командир первым делом заботится о солдатах. Тогда они, в свою очередь, захотят заботиться о нем.
Во-вторых, лучше принять неверное решение, чем колебаться.
В-третьих, никогда не вести позиционную войну и не защищаться. Только атаковать, ибо движущуюся цель тяжелее поразить.
В-четвертых, не забудьте заглянуть в гараж: «Хотите найти дисциплинированное и готовое к бою воинское подразделение? Прогуляйтесь по гаражу, где стоит их военная техника. Когда образцовый порядок царит там, где меньше всего ожидаете, вы нашли тех, кто, скорее всего, в любой момент покажет исключительные результаты».
В-пятых, всегда имейте запасной план. Как минимум один, а лучше несколько, потому что ничего не идет так, как запланировано.
Режим дня Берга до сих пор напоминает армейский. Отбой — не позже 22:00. Смартфон отправляется на зарядку в клозет, чтобы не мешал сну. Подъем в пять-шесть утра, стакан воды натощак (у Берга своя система питания, он веган и во многом следует советам Джоэла Фурмана, автора книги «Есть, чтобы жить»). Потом Берг читает почту и новости и отправляется на работу.
