Как деньги зарабатываются и куда тратятся? Почему деньги, полученные фабрикой от оптового клиента за поставку коллекции нового сезона, бухгалтер считает прибылью, а финдиректор говорит, что её нет? Почему затраты в одном и том же бизнесе в одно и то же время могут быть разными? Почему бухучет есть у всех, а финансовый учет — у избранных? Коммерческий директор «АРТ» Максим Горшков помогает посчитать деньги вашего бизнеса и навести порядок в финансах.
Если нет времени читать.
Тогда проверочный вопрос. Знаете ли вы, что правильно настроенная система отчетности в торговой сети одежды снижает издержки, увеличивает продажи и прибыль и дает возможность делать точные прогнозы? Предположим, что знаете. А назовете без подсказки три главных правила настройки? Вооот! Деньги любят не только счет, но и логику. И финансовый учет — это не вынос мозга. Это просто ответ на вопрос, что у вас есть ценного и как сделать так, чтобы стоимость вашей ценности росла.
Обычно самая большая проблема для предпринимателей состоит в том, что они слышат одно и те же слово от финдиректора и бухгалтера, например, «сальдо», и думают, что это одно и то же. Но это не так, вернее, не совсем так. У вас есть товар. За товаром приходят клиенты. Они приносят деньги. А теперь, внимание, вопрос: куда деньги деваются?
Шаг первый. Вы деньги у клиента взяли, вам нужно это зафиксировать — принято. Деньги получены от реализации товара.
Шаг второй. Вы деньги получили. Что вы теперь с ними будете делать? Потратите на закупку ткани. Пригласите шейха из Саудовской Аравии на день рождения магазина в Ноябрьске. Добавите Dior Homme a La Russe в свой портфель брендов. Оплатите продавцам онлайн-курсы (хотите наши? Один час в онлайне до открытия магазина — и продавцы будут как шелковые). Откроете еще пару магазинов. В каждом случае вы будете отвечать на один вопрос: сколько денег и на что нужно? Тут возникает финансовый учет, который даст ответ на вопрос, хватит ли вам денег на ваши амбициозные планы.
Шаг третий. Вы составили список из 100 бизнес-целей. Но денег хватает только на 10 из них. Теперь вам нужно решить, то ли магазин оформить, то ли акцию провести, то ли продавцам заплатить. И вам нужны основания для того, чтобы вложить деньги именно сюда, то есть основания для ваших финансовых решений. Желательно, чтобы эти основания строились на какой-то системе, были взаимосвязаны и учитывали последствия принятых решений. Это и есть управленческий учет. Он отвечает на вопрос: куда вкладывать, полученные от клиентов деньги и почему именно туда?
Шаг четвертый. Вы деньги получили. И теперь есть кое-кто, кому сильно интересно, сколько денег вы получили и какой частью вы готовы поделиться с общественностью. Кто это? Ну конечно, налоговая инспекция. Тут возникает бухгалтерский учет и начинаются ваши отношения с государством.
Это одни и те же деньги. Но мы смотрим на них с трех разных сторон. Если в школе у вас было черчение, то три вида учета можно сравнить с тремя проекциями. Вроде бы речь об одном и том же, но с разных ракурсов предмет может сильно различаться.
На одни и те же деньги предприниматель смотрит с трех разных сторон.
И каждый раз видит разное.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ
Обобщаем.
Бухгалтерский учет — это система сбора и фиксации данных о вашем имуществе, ваших обязательствах и вашем капитале. Все данные фиксируются в денежном выражении (не в штуках, единицах или метрах ткани, а в рублях, тенге, гривнах, евро и долларах). Все ваши хозяйственные операции должны быть подтверждены документами — договорами, счетами, счетами-фактурами.
А в долларах я гораздо длиннее
Финансовый учет — совокупность способов учета, которые помогают сделать прозрачными взаимосвязи при движении денег, товаров и клиентов для внешних и внутренних пользователей. Финансовый учет основывается на общепринятых международных стандартах и принципах.
Управленческий учет — система организации информации для принятия стратегических решений управляющими компанией. Система организации информации состоит из пяти этапов — сбора, регистрации, измерения, обобщения и интерпретации информации, в том числе денежной.
Основная задача управленческого учета — это ответ на вопрос, в каком состоянии находится организация, как распределить имеющиеся ресурсы, чтобы повысить эффективность работы.
ЧЕМ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ ФИНАНСОВОГО?
Практически финансовый учет не связан с бухгалтерским, но оба они отражают финансы предприятия, оперируют одними и теми же терминами и выдают сальдо (баланс приходов и расходов) по итогам деятельности. Поэтому рассматриваем мы их вместе, но отличительные черты подчеркнем.
К финансовому учету относятся все показатели бизнес-планирования: расчет срока окупаемости проекта, рентабельность предприятия, прибыль на инвестированный капитал, оборачиваемость средств.
Бухгалтерский баланс, декларации об НДС, документы о начислении зарплаты будут отнесены к бухгалтерскому учету.
Бухгалтерский учет — это распределение средств и затрат по виртуальным счетам, согласно формальным требованиям государства. Бухгалтерский учет ведется в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации. Финансовый же учет — это реальное движение и состояние денег в организации. Разница принципиальная и огромная. Именно финансовый учет показывает, сколько у компании денег в наличии, сколько денег владелец может и должен изъять из своего бизнеса.
Важность бухгалтерского учета состоит в том, что он связывает объект налогообложения (компанию) с государством. За ошибки в бухучете государство начисляет штрафы и пени. За ошибки в финансовом учете государство не карает, но эти ошибки не менее опасны для компании. Но об этом — чуть позже.
Стоит помнить, что бухгалтерский учет на предприятии можно вести по-разному. Результаты тоже будут различаться. А итог финансового учета останется неизменным.
Бухгалтерский учет нужен государству, финансовый — владельцу компании
О РОЛИ ЛИЧНОСТИ В БУХГАЛТЕРИИ
Как правило ведением бухгалтерского учета занимается бухгалтер, а если его нет в штате, то генеральный директор или привлеченная по аутсорсингу фирма. Финансовый учет ведет финансовый директор. И главбух никогда не станет финансовым директором. Почему? Потому что бухгалтер не думает об инвестициях, наценке, правильном распределении бюджетов внутри компании, своей главной задачей он считает своевременную и правильную отчетность. Бухгалтер вам, как владельцу бизнеса никогда не скажет, что нужно на 5% снизить арендные платежи или снизить процент скидки на ассортимент в течение сезона, чтобы увеличить маржу. Это как раз и является задачей финансового директора.
«Вся бухгалтерия состоит из двух простых операций: сложения и вычитания».
Рекс Тодхантер Стаут
Собственно, ничего сложного в финансовом учете нет. Берется отчетный период. Дальше похоже на бухгалтерию: в начале периода на счете денег столько-то, за период пришло столько-то денег, а ушло вот столько, и выводится итоговое сальдо (баланс между приходом и расходом). В финансовом учете вас не интересует, на что потрачены деньги по отношению к статьям затрат. Пришли деньги — значит, пришли. Ушли деньги — значит, ушли. Ушли насовсем (например, вы заплатили налоги), или на время (например, вы вложились в закупку ткани) — неважно: в этом периоде денег все равно у вас нет.
Но!
В финансовом учете ваши данные объективны. Есть деньги — вот они. Нет денег — их нет и в реальности, и в системе учета. Есть прибыль — вот она, и вы ее изымаете. Нет прибыли — ее нет, и забрать вам нечего.
А в бухгалтерском учете данные о деньгах и прибыли могут не совпадать с их фактическим наличием или отсутствием. Например, вы отгрузили товар, в балансе это показано как реализация, но деньги за него вы еще не получили. Или вам как фабрике оптовый партнер уже сделал предоплату, а вы ткань для его ассортимента еще не закупили. Бухгалтер в этом случае посчитает приход денег как прибыль, но в реальности их нет.
Возникновение таких ситуаций зависит от методологии учета в бухгалтерии: «по отгрузке» или «по оплате». Вариант выбирается самостоятельно предприятием один раз в год. В зависимости от того, какой принцип выбран, по-разному считаются отгрузки, и по-разному начисляются налоги.
Часто различия между реальностью и данными бухучета возникают из-за начисления амортизации. Купив какое-либо основное средство, например, оборудование в магазин, вы после покупки начинаете начислять виртуальную прибыль на одном из счетов бухгалтерского учета в виде амортизации (износа) данного основного средства. В действительности денег, опять же, нет.
Также отличается понятие «затраты». Для бухгалтера — это расходы, которые можно списать по бухгалтерскому учету на затраты предприятия, т.е. не облагать налогами. Государство что-то разрешает относить на затраты, что-то — нет. Если что-то разрешает, то вы сначала потратите деньги на все, что нужно (аренду, товар, зарплату и пр.), а потом из остатка денег заплатите налоги и получите балансовую прибыль. Если не разрешает, то вы сначала посчитаете балансовую прибыль, уплатите с нее налоги, а потом только потратите деньги на то, что вам нужно. Налогооблагаемая база во втором случае больше, налоги тоже больше. Поэтому выбор оптимальной системы налогообложения для компании очень важен и позволяет существенно сэкономить.
В ЧЕМ ПОЛЬЗА ФИНАНСОВОГО УЧЕТА ДЛЯ БИЗНЕСА?
- Порядок в деньгах
- Прозрачная картина — видно, как и откуда деньги появляются и куда и как тратятся
- Возможность планирования и прогнозирования ситуации в будущем
Три плюса наглядно показывают, почему бухучет есть у всех, а финансовый — у избранных. Просто потому, что за ошибки в бухучете карают на законодательном уровне, а финансовый учет — дело добровольное: хочу — делаю бизнес прибыльнее, не хочу — веду дела, как могу. Если государство не требует, то можно и не делать. И как-то на второй план отходит тот факт, что только наличие финансового учета даст компании возможность увеличить свою капитализацию, обеспечит рост.
Без финансового учета владелец никогда не поймет, где можно снизить издержки, как увеличить прибыль и во что инвестировать.
УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ: АНФАС И ПРОФИЛЬ
Остался поговорить об управленческом виде учета.
Бухгалтерский, финансовый и управленческий учет существуют для различных целей, и в этом главное их отличие друг от друга.
Цель бухгалтерского учета — отчитаться перед государством. Цель финансового учета — получить сводку о реальном состоянии бизнеса и его стоимости. Цель управленческого учета — обеспечить руководителей информацией для принятия решений в будущем.
Управленческий учет показывает эффективность всех бизнес-процессов, связанных с продажами, и раскрывает возможности для повышения эффективности каждого отдельного процесса, структурной единицы и в совокупности всей компании.
Если финансовый и бухучет — это конечный результат деятельности, то, к чему компания пришла в отчетный период и зафиксировала результат, то управленческий учет дает понимание того, как в будущем увеличить результат.
Приведем пример.
Выручка магазина — 2 000 000 руб. в месяц. Рентабельность оборота — 20%. Это финальный результат деятельности компании за отчетный период. Но есть ли возможность для роста продаж? Мы пока не знаем. Но знаем, что управленческий учет поможет и покажет, за счет чего и на сколько магазин может вырасти — за счет повышения посещаемости или конверсии, а может быть, через рост среднего чека или благодаря снижению скидок. То есть финансовый учет показывает, насколько велики ваши золотые горы, а управленческий служит навигатором — чтобы горы росли, подсыпать надо отсюда.
Различие в том, кто является конечным потребителем информации. Если бухгалтерский баланс больше интересен руководству для оценки деятельности за прошедший период, налоговой службе для анализа прибыльности, то данные управленческого учета нужны только руководителям предприятия для краткосрочного и долгосрочного планирования деятельности.
Будут различаться и методы учета. Бухучет строго регламентирован государством. Управленческий учет может формироваться в любой удобной для пользования форме. Если вы хотите разобраться со всеми видами учета, то можно записаться на наш курс. Если вам нужна настройка конкретного вида учета или всех сразу, то консультанты «АРТ» готовы помочь с внедрением, чтобы работа с товаром, клиентами и финансовыми потоками была быстрой и результативной. Мы проводим диагностику, составляем шаблоны учета, настраиваем отчеты, то есть прорабатываем весь алгоритм по внедрению.
Подведем итог. Очевидно, что необходимы все три вида учета. У каждого из них свои цели и задачи, но только правильно настроенная система отчетности в компании позволит снизить издержки, увеличить прибыль и продажи и делать прогнозы на будущие периоды.
