Хороший, плохой, боевой. Каким будет ваш переговорщик по закупкам

Хороший, плохой, боевой. Каким будет ваш переговорщик по закупкам

You are here

Что обычно входит в функционал байера или менеджера по закупкам одежды? Расчет заказа, переговоры с поставщиками, поиск и ведение базы поставщиков, переписка, планирование поставок, взаиморасчеты, контроль отгрузки и отчеты. Львиная доля работы связана с переговорами — дайте дешевле, дайте больше, дайте меньше, дайте раньше (или позже).

Если нет времени читать. Хороший переговорщик — тот, кто досконально разбирается в продукте, владеет методами аналитики, волевой, уверенный, гибкий и с собственной антистрессовой программой. Что мешает заключать выгодные контракты на оптовую поставку одежды/обуви? Хотя бы то, что из семи переговорных трендов российские fashion-ритейлеры попали только в один. Бонус — разбор трех типичных конфликтов во время переговоров при закупке одежды.

Львиная доля успеха магазина зависит от правильно выбранного ассортимента — что продавать и в каких количествах. Вот почему навыки коммерческих переговоров для менеджера оптовых закупок одежды/обуви стоят на втором месте (вы ждали, что на первом, но нет, пусть сначала матрицу и бюджет рассчитает перед поездкой на закупки).

Тренды

В разных культурах на первый план выходят разные аспекты переговорных практик.

Какие темы и направления сейчас важнее всего в Европе и что в ближайшее время станет актуально для нас?

1. Кросспоколенческие переговоры. Как «иксам» договориться с «игреками» и «зетами». На закупках это ситуация, когда владелец магазина — из поколения X, а менеджер поставщика — из поколения Y.

2. Кросскультурные переговоры. Разнообразие, Diversity — одна из главных социально-экономических тем в Европе, которая пронизывает и менеджмент, и маркетинг, и баинг. Как жителю России из среднерусской полосы договориться с выходцем из Алжира с немецким паспортом, британским образованием и африканским менталитетом? В этом смысле мы действительно живем, как медведи в берлоге — изолированно от мира, поэтому нам сложно успевать за изменениями. И будем получать по шапке, если не будем учиться вести кросскультурные переговоры.

Учиться надо не приемчикам, не моделям («клиент сказал это — а ты в ответ скажи это»), а системному подходу, умению влезать в шкуру партнера, смотреть на свой бизнес его глазами. Тогда продавать и закупать станет проще.

Простое решение — перед переговорами проговорите за партнера его роль.

Может быть так?

«Мне 30 лет. Я менеджер по поставкам одежды. Завтра ко мне приедут русские байеры. Что я чувствую по этому поводу? О Боже, кому бы передать этот контракт?! Ну почему им приходится по 100 раз объяснять очевидные вещи?! И они опять приедут без планов, без бюджетов и будут сидеть целый день. С европейцами я бы уже обсудил пять заказов, пока русские примут решение. Неужели так трудно перед поездкой посчитать, сколько денег и на что им нужно?»

Или так?

«Мне 30 лет. Я менеджер по поставкам одежды. Завтра ко мне приедут русские байеры. Что я чувствую по этому поводу? Крутяк. Это единственные закупщики, с которыми можно поболтать, и ты не сидишь перед ними, как на рентгене, и они не считают все до евроцента. Они вообще не считают. Такие душки. Не понимаю, как у них продается эта гора заказов, но если приезжают, наверное, продается».

Переговоры в закупках

Перед встречей поставьте себя на место партнера и попробуйте
угадать его мысли и чувства по вашему поводу

3. Сокращение фазы подготовки переговоров. Однако «сокращение» не означает, что готовиться к переговорам не надо. К сожалению, по качеству подготовки к переговорам российские менеджеры — одни из худших в мире. Это верно в целом в отношении россиян, и конкретно для индустрии моды. По данным наших партнеров, лишь 15% закупщиков приезжают с планами на заказную сессию.

Правило одного часа
Час на переговоры — час на подготовку. Не меньше.

4. Сокращение времени, на которое договариваемся.

5. Сокращение количества сценариев, которые готовы обсуждать.

6. Официальные переговоры ведутся за обедом. Вот тут мы наконец-то синхронны европейскому тренду. Традиционно в Европе считалось, что переговорщик — это человек с холодной головой, главная добродетель которого — просчитать возможные ходы. Но мы-то знаем и восточный тип переговоров, когда ты долго-долго сидишь за столом, тебя обильно потчуют, вы обсуждаете коней, переправы и звезды, а потом оказывается, что тебя за это время прощупали, просветили и на зуб попробовали и решили, что с тобой можно иметь дело. И здесь мы — как рыба в воде.

Важно понимать, что у переговорщика есть разные компетенции, и разные переговоры выигрываются различными компетенциями. На одних переговорах нужны рациональные аргументы, на других — эмоциональное воздействие.

7. Рост значимости в неценовой конкуренции. Да, цена, безусловно, остается важнейшим фактором, но при прочих равных условиях выберут тех, у кого кроме хорошего продукта по адекватной цене есть и другие плюсы. Поэтому в переговорах намеки на связи, особые отношения, силовой рычаг скорее принесут успех. Только не переусердствуйте. Особенность российских переговорщиков состоит в том, что у нас нет отношения к переговорам, как к ситуации договаривания, поиск баланса Win-Win остается декларативным. Для нас в переговорах остается важной установка на победу. Кстати, это верно и по отношению к ситуации, когда менеджер европейского поставщика продавливает российских владельцев магазинов одежды на больший объем заказа, чем нужно. Во-первых, приезжаем без расчетов, и нам нечем крыть аргумент менеджера «Вам определили столько». Во-вторых, мы не договариваемся, а либо выигрываем, либо проигрываем переговоры. В ситуации договаривания подход был бы другим: «Если вы определили мне столько, то и ваше участие в моем рекламном бюджете будет выше, логично?».

Переговоры в закупках

У переговорщика есть разные компетенции, и разные переговоры
выигрываются различными компетенциями

Компетенции хорошего переговорщика

Кого можно отнести к мастеру переговорных практик?

1. Это эксперт в предмете переговоров. То есть если человек продает или закупает одежду, то он хорошо разбирается в тканях, стилях, силуэтах, в себестоимости, наценке, финансовом моделировании и покупательской психологии. Кстати, бывает, что в компании продуктовой экспертизой владеет один человек, а коммуникатор — другой. И он лучше знает, когда улыбнуться, когда анекдот рассказать, а когда постучать ложечкой по чашке. И тогда на переговоры им надо ездить вдвоем. Однако тут может возникнуть сложность, если эксперт по продукту говорит одно, а коммуникатор не может воспринять то, что он говорит. То появится разрыв.

2. Это мастер аналитики, у которого развито умение просчитывать варианты, и он обладает высокой скоростью перебора вариантов.

3. Имеет значение волевой компонент. И это не всегда умение прессинговать. Это просто уверенность — цена вашей коллекции должна быть такой, а поставки придут в наш город тогда-то.

4. Мастеру переговоров нужна гибкость — умение быть на одной волне с собеседником и умение менять тактики.

5. Наконец, у переговорщика должна быть своя антистрессовая программа: сон, массаж, живопись, танцы, кали-медитация, автогонки, звуки природы — все, что вернет душевное равновесие.

Как оценить квалификацию байера магазина одежды

Признаки плохого переговорщика

1. Если коммуникации воспринимаются как затратный процесс. Проявляется в чувстве разбитости после переговоров, усталости и раздражении.

2. Уязвимость — «Собеседника не слышу, но потом всю неделю после переговоров думаю, что я сделал не так».

3. Неуважение к партнеру. «Яканье», перебивание, неумение рационально структурировать свою мысль, контролировать свою речь, дозировать высказывание.

4. Неумение считать. Коммерческие переговоры — это всегда разговор про деньги. А деньги — это цифры. Именно поэтому деньги любят счет.

Из-за чего возникают конфликты при оптовых закупках

Типичных конфликтных ситуации на закупках всего три — их причинами становятся сумма заказа, время поставки и сам ассортимент. Все ситуации можно заранее проработать, в том числе, вместе с экспертами «АРТ».

1. Сумма заказа

Причиной конфликта чаще всего становится предложение ритейлера уменьшить сумму заказа. Иногда это оправдано, и владелец магазина может объяснить, что в этом сезоне он уменьшит заказ, чтобы потом в течение следующих сезонов его последовательно увеличивать. Но поставщик далеко не всегда прислушивается к аргументам, потому что плохо знает розничный бизнес и не может представить, насколько важно, чтобы объем заказа соответствовал потенциалу магазина. Иногда ценообразование не обосновано. В секретных вопросах мы уже говорили, как реагировать на предложение об изменении объемов заказа, дайте знать, если вам нужна эта информация. В любом случае, чтобы переговоры проходили успешнее, стремитесь понять, как устроен бизнес партнера, на чем он зарабатывает и что для него критически важно. У нас, к сожалению, ритейлеры не имеют представления об опте, а оптовики не представляют, чем живет розница. Хотя все делают вид, что прекрасно разбираются в бизнесе своего оппонента.

2. Ассортимент

Если Россия в бизнесе поставщика занимает малую долю поставок, то это значит, что у владельца магазина в октябре будут белые брюки и не будет пуховиков. Производственные компании учатся быть гибкими, но пока размер заказа определяет степень пиетета к заказчику. И тут в рамках одной переговорной сессии вопрос не решить, надо принимать стратегическое решение — либо увеличивать заказ, либо искать другого/дополнительного поставщика.

3. Сроки поставки

Слова «Россия — страна большая» перестанут быть абстрактными, если представить немецкого поставщика, к которому приехали на заказ сочинцы («Нам нужны пуховики в ноябре, не раньше»), норильчане («Нам нужны пуховики в июле чем раньше, тем лучше») и тверичи («У нас осенний сезон в августе начинается, мы не можем ждать до октября»). У немецкого менеджера голова идет кругом, волосы встают дыбом и ноутбук садится. Он устало вытирает пот со лба и говорит: «Ребята, как же нам договориться-то?». И быстрее всего согласуют сроки те, кто приехал с заранее подготовленными расчетами; те, у кого есть не только эмоции («Я так хочу»), но и рациональные аргументы («Надо, потому что...») и кто готов договариваться, а не разговаривать из позиции («Либо так, как я сказал, либо никак»). То есть это тоже стратегический вопрос, который нужно продумывать заранее и который не решается во время одной переговорной сессии.

В fashion-ритейле оптовики и ритейлеры мало разбираются в бизнесе друг друга, но делают вид, что знают его.

Еще одна типичная российская ситуация, связанная с закупками, но не с переговорами, — «застревание». Владельца магазина не устраивают условия по ассортименту, срокам или стоимости, но он упорно ничего не меняет. Особенно, это характерно для малого бизнеса — продажи плохие, но отказываться от бренда не будем. Почему? А потому что бренд хороший. Но если вы на этом хорошем бренде не зарабатываете, то зачем он вам?

Особенности ведения переговоров с зарубежными поставщиками одежды

Что обычно выводит из себя партнеров по переговорам

1. Уменьшительно-ласкательные слова — денежки, договорчик, утречком. На самом деле, это проявление неуважения.

2. Переход на «ты» с первой же встречи и фамильярность. Это проявление высокомерия, в основе которого — то же неуважение.

3. «Дожимание» способом банного листа — «Вот я вам после встречи отправлял договор поставок, вы уже подумали?», «А сейчас вы уже подумали?», «А сегодня вы уже подумали?». Между настойчивостью и навязчивостью есть тонкая грань. Она пролегает ровно по границе вашего интереса к другому человеку: если этот интерес есть, то вы настойчивы; если интереса нет, то вы навязчивы. Самый простой способ понять, есть ли у вас интерес к человеку — хотите ли вы задать ему хотя бы пару вопросов?

Тайная рассылка

Все подробности в первом письме